■必要だが負担の多い”会議室予約”
どのような企業でも、日々大小様々な会議が開催されます。事業方針を決める経営会議や部署内での情報共有など、参加者も時と場合によって異なります。会議室予約には参加者全員のスケジュール調整に加え、空き会議室を探して予約するという行為も必要となり、業務負担の大きさから「面倒」と感じる社員が多いのも事実です。
アイティメディアの調査によると、「参加者のスケジュール調整が難しい」と回答した人数は5割に及び、調整業務負荷の大きさが伺えます。また、会議室の空予約の発生や、会議室を使いたい時間に空室がなく会議を延期するなどの、会議室の効率的な活用における課題も存在します。
このような背景のもと、経営戦略立案から業務コンサルティング、IT導入・運用に至るまで、日本企業のデジタル変革を一貫して支援してきたアビームコンサルティングと、社内の各種問い合わせをアルゴリズムを用い解決してきたBEDOREは、会議運営に関わる様々な課題解決に共同で取り組みました。
出典：無駄な会議、長時間会議……企業が抱える会議課題と、効率化への取り組み実態は
(2017年07月03日）
https://techtarget.itmedia.co.jp/tt/news/1707/03/news01.html
■まるで秘書の対応のように、自然な会話で会議予約を完了
一般的な会議室予約の場合、自身で設定するには、参加者のスケジュール調整、参加人数の把握、そして適切な定員の会議室を探し、それぞれをカレンダー上で予約確保するという手順が必要となります。一方で秘書やアシスタント等のスタッフへ会議アレンジを依頼できる場合は「〇〇さんと〇〇さんで△日頃に会議設定してほしい」といった指示さえすればよく、大変効率的です。
BEDOREは、アルゴリズムを活用した自然言語での自動対話エンジン「BEDORE Conversation」のサービスを2016年より展開してきました。「BEDORE for 会議調整コンシェルジュ」では、この「BEDORE Conversation」で培われてきた当社固有の自然言語処理、対話の技術を用いて、スタッフへの依頼と同様の流れで会議設定を実現します。依頼の一言を対話エンジンに話しかけるだけで、会議予約のプロセスがスタートし、会話終了時には予約が完了となるため、すべての社員に会議アレンジを行うスタッフが付くかのようなユーザー体験を提供します。
■対話エンジンへの配慮は不要。分岐させる会話でスムーズにカレンダーと連携
スタッフに会議設定を依頼する場合、よくあるケースとして、会議に入ってほしい参加者名が姓のみであったり、予約時に会議タイトルが未定であったり、曖昧な指示から始まることがあります。
「BEDORE for 会議調整コンシェルジュ」では、曖昧な内容には選択肢で確認、同姓の社員がいる場合には候補者を示し対象を選択させる、会議タイトルも最後に確認をするなど、人の自然な会話や曖昧さをカバーする機能を搭載しました。
また、会話の裏では参加するメンバーの人数を把握し、適正なサイズの会議室候補を提案します。候補から会議室が選択されれば即座に社内カレンダーと連携を行い、ユーザーが対話エンジンと会話を完了すると、カレンダー上でメンバー、会議室それぞれのカレンダー予約も完了している状態となります。「BEDORE for 会議調整コンシェルジュ」ではMicrosoft 365 APIを通して会議室情報などの取得・予約を行うことが可能なため、Microsoft 365の導入企業様であれば、よりスムーズに本機能を活用いただけます。
■エンドースメント
アビームコンサルティング株式会社戦略ビジネスユニットダイレクター 高山一樹様
これまで当社は日本企業の現場業務を深く洞察し、業務改革を実現してきました。
「働き方改革」が叫ばれる中、何を目的として業務遂行しているのかを改めて見つめ直し、業務遂行をデジタルで「補完」するのではなく、デジタルの力を最大限に活用した「新しい働き方」の一つとして、本サービスをBEDORE様と共同開発しました。本サービスではユーザーのコンテキストを自然言語処理技術が理解し提案してくれることで、プロセスだけでなくシステムやコミュニケーションもリデザインされます。このサービスを皮切りに真に「働き方が一変する」ことを期待しています。
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会社名：株式会社BEDORE
所在地：東京都文京区本郷 2-35-10 本郷瀬川ビル 4F
代表者：代表取締役 下村 勇介
URL：https://www.bedore.jp/
<事業内容>
2016年10月に株式会社PKSHA Technologyの子会社として設立。「言葉がわかるソフトウェアを形にする」をビジョンに掲げ、自然言語処理技術や機械学習技術を用いた汎用型の対話エンジンや各種言語解析ソリューションを提供。
対話エンジンは、ユーザの質問を正しく理解できる高い日本語認識能力や、実運用を重ねる中で洗練されたダッシュボードが評価され、大手企業を中心に導入実績多数。
自然言語処理技術を活用し、テキストの中から求められている要素を発見するソリューションや、音声認識と連動したナレッジサポートのソリューションなども提供。