■『業務エントランス』について
- 3つの業務文書を一元管理
業務改革の成果として、「規程」、「プロセス」および「マニュアル」をはじめとした、新たなドキュメントが大量に作られます。しかし、それらがしっかり整理され、共有されていなければ、せっかくの改革も、現場に浸透しません。
『業務エントランス』は、現場の誰もが、いつでもどこでも、「規程」、「プロセス」および「マニュアル」といった情報へ、スムーズにアクセスできるアプリケーションです。
- 名前の由来
このアプリケーション上には、常に最新の業務の進め方が掲載されており、また、その業務を進めるうえで必要な関連ファイル群、社内システムへのリンクもまとまっています。そのため、出勤して真っ先に見る、作業の際に必ず通過する、そんな「すべての業務の入口になる」という意味が、『業務エントランス』という名前に込められています。
また、会社に新卒・中途入社された方のオンボーディングにも最適です。その企業特有の業務文化への入口になるからです。
■『業務エントランス』開発の背景
世の中にはすでに業務の「マニュアル」に関するアプリケーションが多数存在している中で、アメリスが『業務エントランス』を開発したのは理由があります。それは、「マニュアル」だけを使いやすくしても、業務は回らないという経験則があったからです。
というのも、「マニュアル」はある一つの作業の手順を示したものに過ぎません。その作業が全体の業務の中でどう位置づけられているか、どんな目的と意味があるのかを理解しなければ、QCD（品質・コスト・納期）を見誤ったり、うまく前工程・後工程と連携できなったりすることは想像に難くありません。
そこで、『業務エントランス』は、こうした作業同士の関連を、「プロセス」としてマッピングすることにより、全体を俯瞰して「見える化」できるアプリケーションになっています。作業者は、業務の起点から最終形まで、担当の前後の作業もすべて把握できるようになり、モチベーション、生産性の向上も見込めます。
また、その「プロセス」の前提・根拠となる、「規程」も随時、参照できる関連付けができます。この「規程」「プロセス」「マニュアル」のすべてを集約し体系化したユニークな構造が、『業務エントランス』のポジショニングです。
■『業務エントランス』の機能
- 横断検索機能
『業務エントランス』は、体系化された「規程」「プロセス」「マニュアル」を一元管理しているため、それらの横断的な検索が可能です。
従来、「規程」はファイルサーバ管理、「マニュアル」は専用アプリや各現場の運用任せなど、ドキュメントが分散・点在しがちで、目的の情報にたどり着くために複数の場所を探さなければいけませんでした。『業務エントランス』の横断的な検索機能により、この課題を解決しています。
- 自動リンケージ機能
また、「規程」「プロセス」「マニュアル」は、それぞれが密接に関連しているゆえに、その引用関係の紐づけのメンテナンスに大きな手間がかかっていました。その点、『業務エントランス』では、自動リンケージ機能を備え、ドキュメント同士を自動的に紐づけることができます。組織変更等に伴い、配置場所の変更、ファイル名の変更、リンク先の変更は起こりうるものですが、そのストレスから解放されます。
- Office ソフトとの親和性
従来の制作フローや使い慣れたツールを変更することなく、「規程」および「プロセス」は Microsoft Word ファイル、「マニュアル」は Word や PowerPoint 等から出力した PDF ファイルをアップロードするだけで、システム上に最適化して表示されます。また、「プロセス」は表現するためのフロー図はアプリ上の専用ツールでかんたんに作成できます。過去の資産の有効活用ができ、『業務エントランス』導入にあたる移行コストを最小限にできます。
- 関連ドキュメント掲載機能
『業務エントランス』は、「規程」「プロセス」「マニュアル」のみならず、その関連ドキュメント・補足資料も同じく体系化して掲載可能です。横断検索とは別のアプローチになりますが、ディレクトリ型検索エンジンのように、最新情報へスムーズにたどり着くことが可能です。企業内ドキュメントのような情報空間では、そのアプローチのほうが効率的なことも多く、トータルなインデックス化が可能になります。
- データ分析機能
『業務エントランス』は、「規程」「プロセス」「マニュアル」を一元管理しているため、通常のファイルサーバよりも詳細に、専用アプリよりも柔軟に、かつ、統合的にデータを取得・分析できます。各コンテンツへのアクセス順位はもちろん、ユーザーのアクセスログ分析、検索キーワード分析が可能で、次の改革の打ち手にも繋がる「現場ユーザーの情報ニーズ」を特定・把握することができます。さらに、これらのデータをもとに業務改革の浸透度を確認しながら、より高速に PDCA を回していくことができます。
《アメリス株式会社》について
「見える化で仕事を楽しくする！」をビジョンに掲げ、業務の見える化・業務プロセスの再構築・業務の浸透と伴走の三段階で業務改革支援サービスを提供。業務浸透アプリ「業務エントランス」を提供。
【会社概要】
会社名：アメリス株式会社
所在地：東京都千代田区神田神保町1-56-1 神保町YTビル3階 〒101-0051
代表者：橘高 康朗
設立：2014年
URL：https://www.amelys.co.jp/
事業内容：
業務改革支援サービス事業（コンサルティング・ドキュメンテーション）
業務浸透アプリの開発・販売事業
*本リリース中に記載の会社名、商品名、ロゴは、それぞれ所有する各社に帰属します。