今回のBill One導入によって、これまで手作業で行っていた紙の請求書処理業務を効率化し生産性を高めるとともに、ペーパーレス化、経理業務のテレワーク移行なども推進します。
■Bill One導入の背景
ジューテックは、「地球にやさしい住環境と夢のある豊かな暮らしを提供する」ことを経営理念に掲げる住宅産業のソリューション企業です。国内外の選りすぐりのメーカーや商社から最適な商品を厳選し、お客様に提案、提供する中で、事業スタイルも時代の変化に合わせ、より質と収益性の高いサービス提供に注力するために社内のDXや働き方改革も推進すべく、請求書処理にかかるビジネスプロセスを見直すこととなりました。
同社の支払センターでは、毎月膨大な量の紙の請求書を各拠点から集約し、開封・中身の確認をした上でコピーや仕分け、承認申請、保管に至るまで一連の経理業務を行っており、毎月の請求書処理に多大な業務時間を要していました。当社の調査（※1）によると、1枚の請求書の受け取りから支払いを実施し、その請求書を保管するのに費やす業務時間は約52分であることがわかっており、その負担はとても大きなものです。
今回、請求書をデータ化し、オンラインで受領・一元管理できるBill Oneを導入することで、ペーパーレス化を前進させるとともに、紙の請求書処理に要していた作業時間を削減し、支払センターが行っている経理業務の効率化・より生産性の高い業務に従事する時間確保を実現します。また、オンラインで請求書を可視化して管理することにより、支払センター社員のテレワーク移行も可能になります。さらに、同社のBill One導入をきっかけに、「スモールビジネスプラン」（※2）を活用する関係会社を増やし、請求書発行側とも連携することで、アナログな文化が多く残る住宅業界のDX推進を牽引していくことを目指します。
■Bill Oneを選んだ理由
ジューテックは、経理業務のDXと働き方改革を推進すべく、全社でのBill One導入を決定しました。
ジューテックでは、全国の営業所を含む全拠点で発生した紙の請求書が毎月3000件以上、支払センターに届きます。これまでは支払センターで原本受領後の仕分け作業から保管に至るまでを手作業で行っており、膨大な量の請求書処理や保管は経理業務の大きな負荷となっていました。また、コロナ禍でテレワークを推進する中で、紙の請求書受領や保管業務のために出社が発生していることも課題となっていました。
Bill Oneを導入することにより、請求書をオンラインで受領でき、受領した請求書は99.9%の精度でデータ化されるため、これまでにかかっていた作業時間や工数を削減することができます。これら経理業務のオンラインシフトを通じて業務効率化を実現し、より生産性が高い業務に手を回すことが可能になるとともに、ペーパーレス化、さらにはテレワーク移行も実現します。今後、データの照合業務にもBill Oneを活用し、さらなる業務の効率化が期待されます。
■クラウド請求書受領サービス「Bill One」とは
Bill Oneは、当社が2020年5月から提供を開始したクラウド請求書受領サービスです。請求書の受け取りから一元管理まで、請求書に関する業務のデジタル化・効率化を実現します。
Bill Oneの提供する機能群は、次の通りです。
・Smart 請求書受領
Bill Oneは、あらゆる請求書をオンラインで受け取ることを可能にします。郵送で送られる紙の請求書は、専門のセンターが代理で受領し、スキャンとアップロードを実施。メール添付などの方法で送られるPDFの請求書は、そのままBill Oneのシステムが受け取ります。なお、請求書の発行元は、これまで通りの方法で請求書を送ることができます。受領された請求書は、クラウド名刺管理サービス「Sansan」で培った独自のテクノロジーとオペレーションによって、99.9%の精度でデータ化します。
・Smart 支払業務
データで請求書情報を受領することにより、支払業務のワークフローもデジタル上で行うことができるようになります。Bill One上で、承認のデジタルハンコを捺印することができるだけでなく、支払い依頼に必要な関連データやコメント・メモも、請求書情報に付与することができます。従来、請求書情報は手入力で登録されることが多く、ヒューマンエラーによるミスも発生していましたが、Bill Oneの請求書データを活用することにより、そのようなミスも少なくすることができます。
また、財務会計システム「勘定奉行クラウド」や「弥生会計」、業務アプリ開発プラットフォーム「kintone」といった他社システムと連携させた、請求書業務フローの構築も可能です。
・Smart 請求書DB
正確な請求書データを蓄積し、クラウド上に専用の請求書データベースを構築することができます。請求書の検索や一元管理が簡単に行えるようになるほか、この請求書データベースは部門を超えて全社で共有することで、今まで気づくことのできなかった取引情報から「営業のチャンス創出」や「購買の適正化」に貢献することができます。
・Smart Billing Network
請求書の発行企業と受領企業のつながり情報を活用して、請求書のやり取りのスピードを上げ、月次決算を加速させます。請求書を会社単位で受領することで、請求書のステータスを把握し、また届いていない請求書についてはBill Oneがアラートを出し、ネットワークを使って連絡できる機能リリースを予定しております。
また、Bill Oneは、電子インボイス推進協議会の取り組みもこのSmart Billing Networkで支援します。
Bill Oneに関する詳細な情報は次のサイトをご参照ください。
https://bill-one.com
■株式会社ジューテックについて
会社名：株式会社ジューテック
代表取締役社長：花上 稔
創業：1923年9月15日
設立：1952年9月11日
事業内容：住宅総合資材及び工業用資材の販売、並びに施工付販売
従業員数：778名（2020年4月1日時点）
URL：https://www.jutec.jp/
※1：Sansan株式会社「請求書に関する業務の実態調査2021」（2021年2月）
https://jp.corp-sansan.com/news/2021/survey_report_bill_one_2021.html
※2：Bill One「スモールビジネスプラン」
https://jp.corp-sansan.com/news/2021/billone_sbp.html
（以上）
■あらゆる請求書をオンラインで受け取る「Bill One」
Bill Oneは、Sansan株式会社が新たに開発した、クラウド請求書受領サービスです。郵送で届く紙の請求書やメール添付で送付されるPDFの請求書など、さまざまな方法・形式で送られる請求書をオンラインで受け取ることができるようにすることで、企業のテレワーク実現を後押しします。
Bill Oneで受け取った請求書は、Sansanの名刺データ化技術を基にした独自のシステムによって正確にデータ化され、契約企業は取り扱う全ての請求書をクラウド上で受領・一元管理できるようになります。これにより、請求書の受け取りから保管まで、請求書に関する業務のデジタル化・効率化を実現します。
Bill Oneに関する詳細な情報は次のサイトをご参照ください。
https://bill-one.com
■Sansan株式会社 会社概要
「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、ビジネスにおける出会いを後押ししています。主なサービスとして、クラウド名刺管理サービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、クラウド請求書受領サービス「Bill One」を国内外で提供しています。
設立：2007年6月11日
URL： https://jp.corp-sansan.com
所在地：150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
資本金：62億81百万円（2021年2月28日時点）
事業内容：働き方を変えるDXサービス（クラウド名刺管理サービス等）の企画・開発・販売
Sansan https://jp.sansan.com
Eight https://8card.net
Bill One https://jp.sansan.com/bill-one