リーガルテック・デジタル化推進取り組みで、次に行ったことが、弁護士全員へのiPadの支給を完了いたしました。デジタル化推進は、裁判のIT化の潮流を見据えたリーガルテック推進と連動した活動ですが、紙文化の根強い弁護士業務にて、iPadの活用とドキュメントのデータ化、そしてクラウドでのデータ共有のメリットについて、弁護士ならではの視点も交え、当事務所所属の弁護士に語ってもらいました。
「弁護士とパラリーガルの連携に支障が出るどころか、書類の授受がよりタイムリーに、且つスムーズになった」と熱弁するのは、西尾公伸弁護士と川口真輝弁護士。
コロナ禍の後押しという面もあったものの、デジタル化への注力は、リモートワーク環境下においてもメリットがありました。
弁護士が第一のメリットとして挙げたのが、多量の資料やデータを管理するうえでの利便性の高さです。
弁護士のバイブルというべき判例六法を持ち運ぶことができ、提出書類など、裁判用の資料にも書き込みをしながらメモを取ることができます。
裁判が終われば最新の情報をクラウドに保存して所内に共有でき、判例等の検索も手元で可能になったため、スピードアップにもつながっています。
そして何より、通常とても神経を使う出廷準備や記録管理において、裁判に必要な資料や六法などをデータ化して容易に取り出せることが安心につながり、裁判など大切な場面でより集中でき、これまで以上に業務のクオリティが上がったという実感を得ています。
弁護士が挙げる第二のメリットが、タイムリーな情報の更新と共有です。
以前は「書き取ったメモや記録をパラリーガルに渡す」という長年の紙文化のスタイルだったのが、自身がデータを共有するだけで完了し、スケジュール管理もオンラインかつタイムリーにできるので、ご依頼者様との大切なアポイントに早いレスポンスでご対応できるようになりました。
一方、まだ法廷にiPadを持ち込む弁護士はごく少数ではありますが、紙文化の代名詞ともいえる弁護士業務において、ペンで書くiPadはデジタルシフトには最適なツールだったと弁護士は語ります。
デジタル化において、見落としがちではありますが、重要なポイントとして、データの格納先です。当事務所では、これまで通り裁判所の決めたルールのもと書類のファイリングを行う一方で、同データをクラウドにも格納するという方法を採用しました。
書類のファイリングルール通りにフォルダを作り、管理方法を統一することで、案件に関わるスタッフが混乱するどころか、スムーズな業務連携が実現できました。
デジタル化といっても、その利便性だけでなく、管理方法についても精査することが非常に大切です。
デジタル化、DXの推進に伴う、情報セキュリティやデータ知財、コンプライアンスの整備など、当事務所のIT部も一丸となって、ご依頼者様に寄り添ってご支援いたします。
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弁護士法人法律事務所オーセンス
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